Meldegründe

Im Zusammenhang mit der Bekämpfung der Schwarzarbeit steht die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten für Arbeitnehmer in folgenden Branchen:

• Personen- und Güterbeförderungsgewerbe (ausgenommen Werkverkehr),
• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Gebäudereinigungsgewerbe,
• Messebau,
• Fleischwirtschaft.

Schon bisher musste zur eindeutigen Personenidentifikation, insbesondere bei ausländischen Beschäftigten, auf ein Personaldokument zurückgegriffen werden. Der Versicherungsnummernachweis (Sozialversicherungsausweis) hat sich hier als untauglich erwiesen, da er nicht fälschungssicher ist. Die Mitführungspflicht des Versicherungsnummernachweises wurde deshalb abgeschafft. Er dient nur noch der Übermittlung der Versicherungsnummer bei Beschäftigungsaufnahme.
 
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, einmalig nachweislich und schriftlich ihre Beschäftigten über die Mitführungs- und Vorlagepflicht von Personaldokumenten zu belehren. Diese Pflicht zur Aufbewahrung und Vorlage dieser Belehrung ist mit Bußgeld bewehrt und dient der Sicherstellung, dass der den Weisungen des Arbeitgebers unterliegende Beschäftigte tatsächlich die Ausweispapiere bei sich führt.
 
Darüber hinaus haben Arbeitgeber der oben genannten Branchen Arbeitnehmer sofort bei Beschäftigungsaufnahme eine Sofortmeldung elektronisch direkt an die Deutsche Rentenversicherung abzugeben. Diese wird dort in der Betriebsprüfungsdatei solange vorgehalten, bis eine ordentliche Anmeldung bzw. auch eine kombinierte Ab- und Anmeldung eingeht. 
 
Neben den Behörden zur Überwachung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung erhalten auch die Berufsgenossenschaften auf diese Datei Zugriff, um im Leistungsfall klären zu können, ob ggf. ein Regressanspruch gegen den Arbeitgeber wegen illegaler Beschäftigung vorliegt.

Eine Anmeldung ist zu erstatten, wenn 

• eine Beschäftigung aufgenommen wird,
• vorher wegen des Endes einer Beschäftigung nach einer Unterbrechung von länger als einem Monat eine Abmeldung vorgenommen wurde und die Beschäftigung nun wieder aufgenommen wird (z. B. nach unbezahltem Urlaub).

Beispiel:

• Aufnahme der Beschäftigung am 01.08.2024
• Beschäftigung als Büroangestellter, unbefristet in Vollzeit
• Ausbildung Mittlere Reife mit Berufsabschluss
• Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen
• Staatsangehörigkeit deutsch

Meldeangaben:

• Grund der Abgabe 10
• Beschäftigungszeit von 01.08.2024
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 1111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000

Wenn ein Arbeitnehmer seine Beschäftigung tatsächlich nicht ausübt und auch kein Arbeitsentgelt erhält, das Beschäftigungsverhältnis aber weiter besteht, so kann das unterschiedliche Auswirkungen auf die Renten- und Arbeitslosenversicherung auf der einen und für die Kranken- und Pflegeversicherung auf der anderen Seite haben.
 
Während in der Renten- und Arbeitslosenversicherung in einem solchen Fall das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis nicht fortbesteht, bleibt die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung erhalten, solange 

• Krankengeld oder eine andere Entgeltersatzleistung gezahlt wird,
• das Arbeitsverhältnis während eines rechtmäßigen Arbeitskampfes fortbesteht,
• Anspruch auf Kurzarbeiter-/Winterausfallgeld besteht,
• Freiwilliger Wehr- oder Bundesfreiwilligendienstgeleistet wird,
• Elternzeit in Anspruch genommen wird,
• Elterngeldbezogen wird.

Diese unterschiedliche Rechtssituation macht eine Meldung des Entgelts erforderlich, wenn die Unterbrechung der Beschäftigung ohne Entgeltzahlung mindestens einen vollen Kalendermonat dauert.
 

Beispiel:

• Aufnahme der Beschäftigung am 01.03.1998
• Beschäftigung als Büroangestellter, unbefristet in Vollzeit
• Ausbildung Mittlere Reife mit Berufsabschluss
• Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen
• Staatsangehörigkeit deutsch
• Krankengeld vom 12.05.2024 bis 26.07.2024

Meldeangaben:

• Grund der Abgabe 51
• Beschäftigungszeit von 01.01.2024 bis 11.05.2024
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 1111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000
• Bruttoarbeitsentgelt 010916

Bei über den 31.12. hinaus fortbestehendem, unverändertem Beschäftigungsverhältnis hat der Arbeitgeber das bis 31.12. gezahlte und noch nicht gemeldete (z.B. durch eine Unterbrechungsmeldung) Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung zu melden – mit der Jahresmeldung bis spätestens 15. Februar des folgenden Jahres.

Beispiel:

• Aufnahme der Beschäftigung am 01.03.1998
• Beschäftigung als Büroangestellter, unbefristet in Vollzeit
• Ausbildung Mittlere Reife mit Berufsabschluss
• Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen
• Staatsangehörigkeit deutsch
• Krankengeld vom 12.5.2023 bis 26.7.2023

Meldeangaben:

• Durch den Bezug von Krankengeld wurde bereits eine
• Unterbrechungsmeldung vom 01.01.2023 bis 11.05.2023erstellt.
• Grund der Abgabe 50
• Beschäftigungszeit von 27.07.2023 bis 31.12.2023
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 1111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000
• Bruttoarbeitsentgelt 012833
• Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Beschäftigungsbetriebs XXXXXXXXX
• Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungs-Trägers XXXXXXXXX
• Anzuwendende Gefahrtarifstelle XXXXXXXXX

Beitragspflicht zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung

Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (z. B. Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld) wird normalerweise nicht gesondert, sondern mit der nächsten auf die Zahlung folgenden Entgeltmeldung (normalerweise mit der Jahresmeldung) gemeldet. Nur wenn eine solche Meldung im Kalenderjahr, in dem die Einmalzahlung geleistet worden ist, nicht mehr zu erstatten ist, wird eine separate Meldung notwendig.

Beispiel:

• Aufnahme der Beschäftigung am 01.03.1998
• Beschäftigung als Büroangestellter, unbefristet in Vollzeit
• Ausbildung Mittlere Reife mit Berufsabschluss
• Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen
• Staatsangehörigkeit deutsch
• Krankengeld vom 12.05.2023 bis 30.1.2024
• Weihnachtsgeld im Dezember 2023

Meldeangaben:

• Grund der Abgabe 54
• Beschäftigungszeit von 01.12.2023 bis 31.12.2023
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 1111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000
• Bruttoarbeitsentgelt 002000

Beitragspflicht ausschließlich zur Unfallversicherung

In der gesetzlichen Unfallversicherung sind bestimmte einmalig gezahlte Arbeitsentgelte im Gegensatz zu den übrigen Sozialversicherungszweigen beitrags- und somit auch grundsätzlich meldepflichtig.
 
Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um einmalig gezahlte Arbeitsentgelte, die nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gezahlt werden und keinem Entgeltabrechnungszeitraum mehr zugeordnet werden können. Das kann in der Kranken-, Pflege-, Renten und Arbeitslosenversicherung anders sein, etwa, wenn die Einmalzahlung nach dem ersten Quartal gezahlt wird und im laufenden Kalenderjahr kein Abrechnungszeitraum existiert.
 
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, das ausschließlich der Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung unterliegt, ist mit dem Abgabegrund 91 als Sondermeldung zu melden.
 
Der Meldegrund ist nicht zu verwenden, wenn das Entgelt auch zu den anderen Sozialversicherungszweigen zu melden ist. Arbeitgeber müssen in der Unfallversicherung beitragspflichtiges Entgelt spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung gesondert melden, wenn eine Meldung aus anderem Grund für das Kalenderjahr der Zuordnung nicht mehr erfolgt.

Beispiel:
Endet ein Beschäftigungsverhältnis und wird nachträglich eine Einmalzahlung geleistet, kann diese beitragsfrei zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sein.
 
Das ist der Fall, wenn die Einmalzahlung nach dem ersten Quartal gezahlt wird und im laufenden Kalenderjahr kein Abrechnungszeitraum existiert. Erhält also ein Arbeitnehmer im April 2024 nachträglich eine Einmalzahlung aus einem zum 31. Dezember 2023 beendeten Beschäftigungsverhältnis, besteht lediglich zur Unfallversicherung eine Beitragspflicht. Es ist dann eine Sondermeldung mit dem Abgabegrund 91 und dem Meldezeitraum 01.04. bis 30.04.2024 abzusetzen.
 
Arbeitgeber haben die Meldung eines unfallversicherungspflichtigen Entgeltes von 0 Euro zu begründen, indem einer der 4 an dieser Stelle zulässigen „UV-Gründe“ ausgewählt wird:

UV-Grund Erläuterung

B04 Erreichen des Höchstjahresarbeitsentgeltes in einer vorangegangenen Entgeltmeldung
B05 Entgelt wird in einer weiteren Meldung mit Abgabegrund 91 gemeldet
B06 UV-Entgelt wird in einer anderen Gefahrtarifstelle dieser Entgeltmeldung angegeben
B09 Sonstige Sachverhalte, die kein UV-Entgelt in der Entgeltmeldung erfordern

Sonstige Meldungen sind zu erstatten, wenn es Änderungen im Arbeitsverhältnis gibt, das Beschäftigungsverhältnis aber fortbesteht, zum Beispiel wenn 
 

• die Krankenversicherungspflicht wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze endet,
• die Arbeitslosenversicherungspflicht wegen Erreichens des 65. Lebensjahres wegfällt,
• der Arbeitnehmer bei Bezug einer Vollrente wegen Alters- oder einer Erwerbsunfähigkeitsrente weiterbeschäftigt wird,
• sich der Personengruppenschlüssel ändert,
• der Beschäftigte von einer Betriebsstätte vom Rechtskreis West in den Rechtskreis Ost oder umgekehrt wechselt,
• die Krankenkasse gewechselt wird,
• der Arbeitnehmer in die Altersteilzeitarbeit eintritt.

Beispiel:

• Aufnahme der Beschäftigung am 01.03.1998
• Ende der Krankenversicherungspflicht 31.12.2023
• Beschäftigung als Büroangestellter, unbefristet in Vollzeit
• Ausbildung Mittlere Reife mit Berufsabschluss
• Versicherungspflicht in allen Versicherungszweigen
• Staatsangehörigkeit deutsch

Meldeangaben Abmeldung:

• Grund der Abgabe 32
• Beschäftigungszeit von 01.01.2023 bis 31.12.2023
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 1111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000
• Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt 049000

Meldeangaben Anmeldung:

• Grund der Abgabe 12
• Beschäftigungszeit von 01.01.2023
• Personengruppe 101
• Beitragsgruppen 9111
• Angaben zur Tätigkeit 714023211
• Staatsangehörigkeit 000

Mit dem Gesetz zur Weiterentwicklung der Finanzstruktur und der Qualität in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-FQWG) wurde der Sozialausgleich endgültig abgeschafft. Dies hat zur Folge, dass Sie folgende Meldungen nicht mehr zu übermitteln brauchen: 

• Meldungen für Arbeitgeber und Krankenkassen zum Sozialausgleich,
• Meldungen zur Anwendung der Gleitzonenregelung und
• Meldungen zur Feststellung des Überschreitens einer Beitragsbemessungsgrenze aufgrund einer versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung.

Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenze

Erhält die BAHN-BKK mehrere Entgeltmeldungen (Abmeldung oder Jahresmeldung) für einen Meldezeitraum, prüft sie, ob die erzielten Arbeitsentgelte insgesamt die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung überschreiten.
 
Ist das der Fall, fordert die BAHN-BKK die jeweiligen Arbeitgeber auf, für den zu beurteilenden Zeitraum GKV-Monatsmeldungen abzugeben. Dafür verwendet sie den Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK). Die Rückmeldung der Unternehmen erfolgt weiterhin über die GKV-Monats­meldung (Datenbaustein Krankenversicherung).

Monatliche Übermittlung

Die Übermittlung der Entgelte erfolgt aus 2 Gründen monatlich: 

1. Um eine Beitragserstattung vornehmen zu können, muss die BAHN-BKK wissen, welchem Kalendermonat welches Arbeitsentgelt zuzuordnen ist.
2. Es kann festgestellt werden, ob Einmalzahlungen beitragspflichtig sind.

Übersicht zum Jahresende

Am Jahresende meldet die BAHN-BKK den Arbeitgebern die Gesamtentgelte der Mehrfachbeschäftigten. Dazu nutzt sie den DSKK und den Datenbaustein Meldesachverhalt Beitragsbemessungsgrenze (DBBG).

Mit der Anmeldung eines beschäftigten Ehegatten, Lebenspartners oder Abkömmlings eines Arbeitgebers (Statuskennzeichen "1") bzw. eines geschäftsführenden Gesellschafters einer GmbH (Statuskennzeichen "2") wird ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren ausgelöst.
 
Arbeitnehmer oder Selbstständiger? Das Statuskennzeichen führt ein Verfahren zur Klärung herbei, ob es sich um eine versicherungspflichtige Beschäftigung handelt oder nicht. Das Verfahren wird von der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund durchgeführt.