Unbedenklichkeitsbescheinigungen wurden bislang in der Regel papiergestützt von den Arbeitgebern beantragt und in gleicher Form von den Einzugsstellen ausgestellt. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird zum 01.01.2024 ein elektronisches Antrags- und Ausstellungsverfahren für Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Einzugsstellen geschaffen.
Zum Hintergrund: Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung der Einzugsstelle erbringt der Arbeitgeber den Nachweis seiner Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit hinsichtlich der ihm obliegenden Beitragszahlungspflichten. Die Einzugsstelle dokumentiert mit der Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung, dass bei ihr ein entsprechendes Arbeitgeberkonto geführt wird, für wie viele versicherungspflichtige Arbeitnehmer sie aktuell den Beitrag einzieht und ob der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Beitragsabführung ordnungsgemäß nachkommt.
Elektronisches Verfahren ab 2024
Seit dem 01.01.2024 beantragen Arbeitgeber die Unbedenklichkeitsbescheinigungen elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe bei den betroffenen Einzugsstellen. Die Einzugsstellen melden das Ergebnis der Prüfung des Antrags auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung unverzüglich nach Eingang des Antrags elektronisch mit einem Datensatz an den antragstellenden Arbeitgeber zurück. Der Datensatz enthält dann entweder die Unbedenklichkeitsbescheinigung oder die Ablehnung.
Es gibt zwei Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die über das elektronische Verfahren ausgestellt werden können:
- Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung setzt voraus, dass der Arbeitgeber die gegenüber der Einzugsstelle obliegenden Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten rechtzeitig und vollständig erfüllt hat. Dazu sind die Verhältnisse zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung und für einen Zeitraum von in der Regel sechs Monaten zuvor maßgebend.
- Die einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung wird ausgestellt, wenn aktuell zwar keine Beitragsrückstände bestehen, aber die Beitragsnachweis- oder -zahlungspflichten in der Vergangenheit unregelmäßig erfüllt worden sind.
Einmalige Anforderung oder Abo-Modell
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung kann über das neue maschinelle Meldeverfahren einmalig oder im Abonnentenmodell angefordert werden. Bei Wahl des Abonnentenmodells entscheidet der Arbeitgeber, dass Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden sollen. Dabei stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährige Ausstellung der Bescheinigungen zur Auswahl.
Die Laufzeit des Abonnements ist in zeitlicher Hinsicht grundsätzlich nicht begrenzt. Der Arbeitgeber kann das Abonnement jederzeit per elektronischer Meldung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Falle des Widerrufs wird das Abonnement zukunftsbezogen beendet. Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung gewünscht wird, ist ein neuer elektronischer Antrag zu stellen.